为加强总会自身建设，规范日常工作，完善内部管理，提高工作效率，增强协会的凝聚力，根据国家有关规定，结合我会实际，制定本管理制度。
一、公文收发管理
（一）收文办理
1、外单位所有来文及各部门接到的文件、通知等，应统一由办公室办理收文手续；
2、收文办理的程序一般包括：签收、编号、登记、分送、阅示、分办、催办、保管、归档、销毁等；
3、办公室接到来文后，要认真清点，核对并逐件编号，粘贴文件处理单，并登记收文登记簿；
4、办公室按照文件的内容和性质进行分类，报会领导审阅、批示后，由办公室按会领导批示意见进行办理；
5、传阅文件应于两天内阅毕；有办理期限的，应按规定时限办结；
6、办理完毕的来文应由办公室进行归档；
7、各部门在办理来文过程中，要严格执行有关保密规定，防止泄密事件发生；
8、保密件应单独编号，并于收到当日送会领导阅示，阅完后单独保管，并做好保密件的清退工作。
（二）发文办理
1、凡需统一编制文号的公文，纳入发文范围；
2、发文办理的程序一般包括：拟稿、审核、签发、登记、印发、归档、销毁等；
3、凡需制发的公文，需填制文稿纸，由拟稿人签字，不需会签的文件由部门负责人审核签字、需会签的文件经由有关部门会签后，统一交办公室审核后，由会领导审核签发；
4、经签发的公文，统一由办公室编制文号并印刷；
5、签发后的公文，未经签发人同意，不得改动；
6、公文办完后，办公室应及时将公文的签发稿、正本和有关材料整理归档；
二、印章管理
1、市慈善总会印章由办公室指定专人妥善保管。
2、使用市慈善总会印章，须经办公室主任以上的领导批准，并在存根上详细登记使用人、用途、时间、批准人；
3、印章管理人员用印时应认真核对用印材料，明确用印内容和目的，确认符合用印手续后，方可盖印。不得随便委托他人代取、代用印章，如确因特殊原因需由其他工作人员代用印章，必须由印章管理人员在场监印。
4、如发生印章丢失、被盗等情况，应立即报告办公室主任，及时采取处理措施。
5、印章的保管人员发生工作变化时，要在办公室主任的监督下，由移交人、接替人、办公室主任三方签字认可。
三、档案管理
（一）归档范围
1、由总会接收和发出的正式公文；
2、总会接收和发出的重要文书，主要指协会各类规划、年度计划、规章制度、统计资料、财务审计报告及报表、劳动工资报告及报表、工作情况报告及报表、总会会议记录、领导报告、决议、合同、协议、项目方案、通告、传真电报等；
3、总会职工人事档案、委任书；
4、各类证书；
5、以上内容的电子档案。
（二）档案管理由办公室指定专人负责，规范编码，设立卷宗。密级档案必须保证安全。
（三） 档案的借阅与索取
1、部门负责人以上级借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；
2、副秘书长以上级借阅机密级以下密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；
3、会长可直接提档所有档案；
4、总会其他人员借阅密级文件需由会长签准，并办理借阅手续；
5、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由会长批准方可复制，一般内部档案由办公室负责人批准方可摘录和复制。
（四）档案的销毁
1、任何组织或个人无权随意销毁归档的档案材料；
2、若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经会长批准后方可销毁，一般内部档案，经办公室负责人批准后方可销毁；
3、经批准销毁的档案，档案人员要认真填写、编制销毁清单,由专人监督销毁。
四、上下班管理
（一）统一按国家对机关、事业单位规定的作息时间按时上、下班，特殊情况根据工作需要安排加班。
（二）建立健全上下班检查监督制度，严格执行作息时间，不得迟到早退，要坚守岗位，尽职尽责，不得擅离职守，有事需请假的，请假半天的向本部室负责人请假，请假一天的向常务副秘书长请假，请假超过一天的向会领导请假。
（三）除工作联系外，不准在上班时干与工作无关的其它事情。
（四）合理安排时间进行工作，提高效率，空余时间学习有关法律、法规、业务知识，提高政策业务水平。
（五）需要出差的人员需按会领导批示办理相关手续；全天在外办事员需提前说明外出时间、办事地点、具体事宜及批准人。
五、邮发管理
1、办公室统一管理各部室邮发信件、邮件。所有公发信件、邮件由收发员登记，负责寄发；
2、办公室负责在每年年底前根据各部门的需要制订报刊订阅计划报会长审核批准后，办理有关订阅手续；
3、办公室指定一名报刊管理人员每日负责将报刊进行处理、分类登记，并及时送达有关会领导和部门。
六、办公设施管理
为确保办公室及办公设备的正常使用和安全，按照“谁使用、谁管理、谁负责”的原则，力求节约资源，爱护设施，落实各项制度，明确管理责任，保持良好的办公秩序。
（一）各部门人员在使用办公室及相关设备时，须对办公室的卫生和设备的维护负责，保持工作环境整洁，爱护办公室的一切物品。
（二）不随意损坏、丢弃、浪费各种办公用品，努力降低损耗。办公室场地和财产物品不得擅自外借。遇有特殊情况，须经有关会领导同意后方可外借，并且要登记注明所借物品，归还时间和实际归还时间。
（三）使用办公室固定资产，需按照固定资产的管理规定办理，不得随意动用固定资产。
（四）办公室的各种公用物品和设备只能用于工作，不能擅自为私人所用。
（五）各部门在配置办公用品时，应本着“优质、必要、节约”的原则，比较价格，按需购置。
七、办公现场管理
（一）办公室的日常卫生、整理、由各部门自行负责；
（二）办公区内洁净有序，不任意悬挂、张贴物品；
（三）必须重视安全保卫工作，注意防火、防盗。每天下班前认真清理文件，并将重要文件锁入文件柜；关闭门窗、电器设备及电源开关，确保安全。